Questions fréquentes

Outils EC est une plateforme proposant des automatisations réunies dans une Suite sous abonnement annuel destinées aux experts-comptables et à leurs collaborateurs. Ils sont réunis dans une seule application, la Suite Outils EC, et automatisent des tâches répétitives de récupération de données fiscales et sociales (impots.gouv.fr, urssaf.fr, INPI). Concrètement, la Suite récupère les avis de CFE et de taxe foncière, centralise la messagerie sécurisée impots.gouv, audite les habilitations EDI et EFI, relève les dettes fiscales et surveille les annonces du BODACC, pour tout le portefeuille et sans ouvrir les dossiers un par un. Un centre de pilotage consolide les échéances déclaratives et les alertes sur un seul écran. L'abonnement est forfaitaire, à postes illimités et calé sur la taille du portefeuille : 600, 1 200 ou 1 800 € HT par an.

Non. Tous les robots sont réunis dans une seule application : la Suite Outils EC. Vous l'installez une seule fois sur votre poste Windows, puis vous activez votre abonnement à la Suite dans les Paramètres avec une seule clé : elle débloque toutes les automatisations et le centre de pilotage, d'un coup. DataMask, gratuit, est inclus d'office. Plus besoin de télécharger un fichier différent par robot : une seule mise à jour met tout à jour en même temps.

Les automatisations utilisent vos propres identifiants et habilitations professionnelles pour automatiser des actions que vous feriez manuellement (navigation, téléchargement, classement). Ils n’exploitent aucune faille et n’utilisent pas d’API non officielle : ils restent dans le périmètre auquel vous avez déjà accès.
📌 Responsabilité : le robot agissant sous vos accès, vous restez responsable de l’utilisation de vos identifiants et du respect des règles/conditions d’utilisation du portail concerné. Certaines plateformes peuvent restreindre l’usage d’outils automatisés.

Outils EC est développé par un professionnel du chiffre passionné d'automatisation. Les robots sont conçus à partir d'une connaissance terrain des processus comptables et fiscaux réels, pas par une équipe technique déconnectée du métier.

La Suite réunit les automatisations et un centre de pilotage. Chaque collecte alimente un tableau de bord unique : vous voyez, par client et par automatisation, ce qui est à jour, à traiter ou en retard, sans rouvrir chaque portail. C'est ce qui distingue Outils EC d'un simple lanceur de robots.

Vous importez vos clients par SIREN depuis un fichier Excel ou CSV, ou vous les ajoutez à la main. Chaque dossier est rapproché par son SIREN, jamais écrasé. Les nouveaux dossiers rencontrés pendant une collecte sont détectés automatiquement, et vous pouvez archiver un dossier sans le supprimer (il sort alors du décompte de votre formule).

Non. Une fois connecté au portail, le robot bascule en arrière-plan : la fenêtre disparaît et vous pouvez continuer à travailler sur votre poste pendant qu'il collecte. Vous suivez l'avancement en direct dans la Suite (compteur de dossiers, journal), et une notification vous prévient à la fin.

Les portails (impots.gouv.fr, urssaf.fr) limitent la durée d'une session connectée (environ une heure). Sur un portefeuille volumineux, la collecte peut donc être interrompue avant d'avoir tout traité. Dans ce cas le robot s'arrête proprement en conservant tout ce qui a déjà été collecté, et vous l'indique clairement. Il suffit de le relancer : il reprend automatiquement les dossiers restants et ignore ceux déjà traités. Un gros portefeuille se collecte ainsi en plusieurs sessions, sans jamais repartir de zéro.

Quand un portail affiche une image de contrôle (CAPTCHA), une fenêtre apparaît directement dans la Suite, avec une notification. Vous recopiez les caractères affichés, et la collecte reprend toute seule. Vous n'intervenez qu'à ce moment-là, rien à surveiller en permanence.

Oui. La Suite enrichit chaque dossier depuis les bases publiques (recherche-entreprises, BODACC) : forme juridique, activité, effectif, dirigeant, ville, état actif ou cessé, et procédures collectives. Un client radié ou placé en procédure collective est signalé automatiquement dans le portefeuille et dans sa fiche.

Pilotage se connecte une seule fois à impots.gouv.fr et relève la situation fiscale de tout le portefeuille : TVA, IS, CVAE, PAS, RCM, liasse et dette fiscale. Pour chaque dossier, vous voyez ce qui est déposé, ce qui reste à déposer et les échéances, avec les retards mis en avant. C'est de l'information de pilotage en lecture seule : le robot ne télédéclare rien et ne paie rien à votre place.

Les alertes (avis à payer, dette détectée, TVA non déposée, échéance d'IS, procédure collective) remontent dans le tableau de bord et dans une liste de tâches. Les alertes sont recalculées à chaque collecte : tant qu'un retard réel existe, il reste signalé, même si la tâche a déjà été marquée traitée. Aucun vrai retard ne passe à la trappe.

Oui. Les messages impots.gouv.fr et URSSAF de vos dossiers sont regroupés dans une vue unique, avec les pièces jointes, filtrables par client, par source et par criticité. Vous repérez d'un coup d'œil les messages non lus et les sujets sensibles sur l'ensemble du portefeuille.

Le Robot CFE est l'automatisation Outils EC qui récupère les avis de Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) de tout votre portefeuille sur impots.gouv.fr, sans ouvrir les comptes un par un. Il se connecte avec vos identifiants professionnels, puis parcourt l'ensemble de vos dossiers clients habilités. Pour chacun, il :

• Télécharge l'avis CFE de l'année en cours
• Nomme automatiquement le fichier (SIREN + raison sociale + année CFE)
• Détecte si le client est en prélèvement automatique
• Calcule et affiche le montant total CFE cumulé en temps réel
• Génère des rapports .TXT et .JSON récapitulatifs

Le montant et le mode de prélèvement sont lus directement dans le compte fiscal, puis consolidés dans un récapitulatif exportable, ce qui évite d'ouvrir chaque avis manuellement. → Voir la page Robot CFE

Le Robot TF fonctionne sur le même principe que le Robot CFE mais pour les Taxes Foncières. Il récupère automatiquement tous les avis TF de vos clients propriétaires de biens immobiliers, les nomme correctement (client + bien + année), détecte les biens non soumis à prélèvement, et produit des rapports .TXT et .JSON.
→ Voir la page Robot Taxes Foncières

Le Robot Messagerie se connecte une seule fois à impots.gouv.fr avec vos identifiants professionnels et récupère les messages de la messagerie sécurisée de tout votre portefeuille. Pour chaque dossier, il :

• Récupère les messages (sujet, date, statut) et leurs pièces jointes
• Les classe par dossier dans votre dossier de sortie
• Produit un tableur de synthèse

Les messages remontent aussi dans la messagerie centralisée de la Suite, aux côtés des messages URSSAF.
→ Voir la page Robot Messagerie

Le Robot URSSAF se connecte à urssaf.fr avec vos identifiants professionnels et parcourt l'ensemble de vos dossiers clients. Pour chacun, il :

• Récupère tous les messages de la messagerie URSSAF (sujet, date, statut, pièces jointes)
• Détecte les dettes URSSAF et extrait les montants, échéances et statuts
• Exporte tout dans un fichier Excel consolidé avec onglets messagerie et dettes

Tarif :inclus dans la Suite (dès 600 €/an HT) · Inclus dans le Pack Complet.

Le Robot Habilitations effectue un audit complet des habilitations dont dispose votre cabinet sur impots.gouv.fr pour l'ensemble du portefeuille. Il :

• Vérifie l'état de chaque habilitation client
• Détecte les habilitations manquantes ou expirées
• Génère un rapport de traitement détaillé

Vous avez ainsi une vision claire et à jour de votre périmètre d'accès, sans vérification manuelle dossier par dossier.
→ Voir la page Robot Habilitations

Il vérifie, pour chaque dossier de votre portefeuille, le statut de rattachement à une plateforme de facturation électronique sur l'annuaire officiel (AIFE). Vous repérez d'un coup d'œil les clients déjà rattachés et ceux qui ne le sont pas encore, pour anticiper la réforme. Il enrichit les fiches et ne produit aucun fichier.

La dette fiscale n'est pas un robot séparé : elle est relevée par le centre de pilotage, en même temps que la situation fiscale (TVA, IS, CVAE, PAS). Pour chaque dossier, vous voyez ce qui reste dû au même endroit, et les impayés remontent en alerte sur le tableau de bord.
Pratique pour vos campagnes de relance ou un bilan de situation fiscale.

À titre indicatif, pour un portefeuille de 500 clients, le robot traite l'ensemble en 1 heure, contre plusieurs heures de travail manuel. Lancez-le le matin, vos fichiers sont prêts à votre retour de déjeuner.

Le robot détecte automatiquement les dossiers sans avis (client exonéré, habilitation manquante…) et les signale dans les rapports. Aucun fichier erroné n'est créé. Vision claire de ce qui a été récupéré et de ce qui reste à traiter manuellement.

DataMask est un outil gratuit qui pseudonymise automatiquement vos fichiers clients sensibles avant de les partager avec des tiers (commissaire aux comptes, éditeur logiciel, stagiaire, prestataire externe).

Il remplace toutes les données identifiantes (SIRET, noms, emails, etc.) par des codes fictifs cohérents. Un tableau de correspondance vous permet de faire le lien entre les données réelles et les données pseudonymisées.

Le traitement est entièrement local : vos fichiers (FEC, DSN, CSV, Excel) sont pseudonymisés directement dans votre navigateur et ne sont jamais envoyés sur un serveur. DataMask valide la cohérence des identifiants (SIREN, IBAN) et reste gratuit, sans inscription ni abonnement.

DataMask supporte les formats suivants :

• FEC : Fichier des Écritures Comptables (séparateur pipe | ou tabulation)
• DSN : Déclaration Sociale Nominative (format XML)
• CSV / TXT : Grand livre, balance, exports comptables divers
• Excel : Fichiers .xlsx et .xls

DataMask détecte et pseudonymise automatiquement :

• SIRET et SIREN
• Numéros de TVA intracommunautaire
• IBAN et RIB
• NIR (numéro de sécurité sociale)
• Adresses email
• Numéros de téléphone
• Raisons sociales
• Noms et prénoms des salariés
• Adresses postales
• Codes tiers comptables
• Dates de naissance

Non. DataMask fonctionne 100% localement, sans aucune connexion réseau. Vos fichiers ne quittent jamais votre poste. Aucune donnée n'est transmise à nos serveurs ni à des tiers.

C'est précisément l'objectif : vous permettre de pseudonymiser en toute confiance, sans risque de fuite de données, en respectant le RGPD.

À la fin du traitement, DataMask génère un fichier Excel de correspondance qui fait le lien entre chaque valeur réelle et sa version pseudonymisée.

Ce tableau vous permet de "décoder" les informations si nécessaire, et de vérifier la cohérence du fichier pseudonymisé. Il est à conserver précieusement côté cabinet.

Oui, DataMask est entièrement gratuit. Il s'agit d'un outil mis à disposition librement par Outils-EC.fr pour aider les cabinets à protéger les données de leurs clients.

Il vous suffit de le télécharger via notre plateforme (sans carte bancaire requise) pour l'utiliser immédiatement.

DataMask est actuellement disponible uniquement sur Windows 10 et Windows 11. Une version Mac n'est pas prévue à court terme.

Le Robot Infos Légales se connecte à l'API officielle de l'INPI (data.inpi.fr) avec vos identifiants et télécharge automatiquement, pour chaque SIREN de votre portefeuille :

• La fiche RNE (dirigeants, capital, forme juridique, adresse)
• Les actes PDF (statuts, PV d'assemblée) depuis 1993
• Les bilans et comptes annuels PDF depuis 2017
• Les bénéficiaires effectifs (personnes détenant +25% du capital)

Il génère également un fichier Excel de synthèse à la racine du dossier de sortie.

Oui, vous devez disposer d'un compte sur data.inpi.fr et activer les accès API. Cette activation est gratuite et se fait dans votre espace personnel → "Accès APIs RNE".

Vous devrez activer les accès suivants selon vos besoins :

• RNE Base (fiches entreprises)
• Actes (documents depuis 1993)
• Bilans (comptes annuels depuis 2017)
• Bénéficiaires effectifs (accès restreint, voir note ci-dessous)

Via l'API INPI :

• Actes (statuts, PV…) : disponibles depuis 1993
• Bilans et comptes annuels : disponibles depuis 2017

Les documents plus anciens ne sont pas disponibles via l'API data.inpi.fr.

Cette fonction vérifie, pour chaque SIREN de votre portefeuille, si la société a bien déposé ses comptes annuels au greffe comme l'exige la loi.

Elle est particulièrement utile pour :

• Identifier les clients en retard de dépôt (risque de pénalités)
• Préparer vos missions de surveillance légale
• Répondre à des demandes de due diligence ou de financement

Oui. Le robot propose deux modes de traitement :

• Nouveaux seulement : traite uniquement les SIRENs dont le dossier n'a pas encore été créé localement (mode incrémental, très utile pour les mises à jour)
• Tout retélécharger : retraite l'intégralité du portefeuille

Il n'y a pas de campagne spécifique : le robot peut être utilisé à tout moment selon vos besoins. Les cas d'usage typiques :

• Entrée d'un nouveau client (télécharger son historique complet)
• Préparation d'une mission d'audit ou de due diligence
• Vérification annuelle de la conformité dépôt comptes du portefeuille
• Mise à jour des statuts avant une opération de restructuration

• Système : Windows 10 ou 11 (64 bits)
• Connexion internet : requise pendant l'exécution
• Espace disque : 1,5 Go recommandé pour la Suite complète
• Identifiants : accès professionnel habilité (impots.gouv.fr, urssaf.fr ou INPI selon les robots utilisés)

Aucune installation de logiciel tiers nécessaire. La Suite est autonome : le navigateur d'automatisation (Chromium) et toutes les dépendances sont inclus dans l'installeur. Rien d'autre à télécharger côté cabinet.

Absolument pas. L'installation se résume à un double-clic sur le fichier Suite Outils EC.exe et à suivre l'assistant. Au premier lancement, vous saisissez dans les Paramètres la clé de votre abonnement, qui débloque toute la Suite. Support disponible à support@outils-ec.fr.

Certains antivirus signalent les fichiers récents par précaution (faux positif). Vous pouvez ajouter le fichier en exception.

Vous installez une seule application (la Suite Outils EC) et vous y activez un abonnement à la Suite que vous souhaitez utiliser. Chaque licence est valable 1 an à partir de la date d'achat, pour tout le cabinet, en postes illimités : votre clé débloque toutes les automatisations et le centre de pilotage. À l'expiration, la Suite s'arrête jusqu'au renouvellement. Un email de rappel est envoyé 30 jours avant l'expiration. L'abonnement est reconduit tacitement chaque année sauf annulation de votre part avant l'échéance. DataMask est inclus gratuitement dans la Suite, sans clé.

Immédiatement. Dès confirmation du paiement, vous recevez le logiciel et votre clé de licence par email. Rien reçu dans les 10 minutes ? Vérifiez vos spams ou contactez support@outils-ec.fr.

Oui, autant que vous voulez. Les postes sont illimités : une seule clé débloque la Suite sur tous les ordinateurs du cabinet, sans supplément par poste. Votre formule dépend du nombre de dossiers de votre portefeuille, pas du nombre d'ordinateurs.

Oui. Pendant toute la durée de votre licence, les mises à jour sont gratuites et incluses. Si impots.gouv.fr modifie son interface, vous recevez la nouvelle version par email sans frais.

La licence est souscrite pour 1 an. À l'approche de l'échéance, vous recevez un email de rappel 30 jours avant l'expiration. Le renouvellement est automatique (reconduction tacite) sauf si vous annulez votre abonnement avant la date d'échéance. Pour annuler, il vous suffit d'accéder à votre espace client LemonSqueezy.

En cas de non-renouvellement, le robot cesse de fonctionner à la date d'expiration.

Absolument pas. Le robot s'exécute entièrement en local sur votre ordinateur. Vos identifiants ne sont jamais transmis à nos serveurs. Les fichiers sont stockés sur votre réseau, à l'emplacement que vous choisissez. Outils EC ne voit aucune donnée de vos clients.

Oui. Aucune donnée ne transitant par nos infrastructures, la question du sous-traitant RGPD ne se pose pas. Les données restent dans votre périmètre, comme si vous les aviez téléchargées manuellement.