Questions fréquentes – Robots d'automatisation pour cabinets comptables

Outils EC est une plateforme proposant des robots logiciels sous licence annuelle destinés aux experts-comptables et à leurs collaborateurs. Ils sont réunis dans une seule application, la Suite Outils EC, et automatisent des tâches répétitives de récupération de données fiscales et sociales (impots.gouv.fr, urssaf.fr, INPI).

Non. Tous les robots sont réunis dans une seule application : la Suite Outils EC. Vous l'installez une seule fois sur votre poste Windows, puis vous activez dans les Paramètres chaque robot pour lequel vous avez acheté une licence — sa clé débloque le robot correspondant. Les robots non souscrits restent visibles dans le tableau de bord mais verrouillés, prêts à être activés si vous les ajoutez plus tard. DataMask, gratuit, est inclus d'office. Plus besoin de télécharger un fichier différent par robot : une seule mise à jour met tout à jour en même temps.

Nos robots utilisent vos propres identifiants et habilitations professionnelles pour automatiser des actions que vous feriez manuellement (navigation, téléchargement, classement). Ils n’exploitent aucune faille et n’utilisent pas d’API non officielle : ils restent dans le périmètre auquel vous avez déjà accès.
📌 Responsabilité : le robot agissant sous vos accès, vous restez responsable de l’utilisation de vos identifiants et du respect des règles/conditions d’utilisation du portail concerné. Certaines plateformes peuvent restreindre l’usage d’outils automatisés.

Outils EC est développé par un professionnel du chiffre passionné d'automatisation. Les robots sont conçus à partir d'une connaissance terrain des processus comptables et fiscaux réels - pas par une équipe technique déconnectée du métier.

Le Robot CFE se connecte à impots.gouv.fr avec vos identifiants professionnels, puis parcourt l'ensemble de vos dossiers clients habilités. Pour chacun, il :

• Télécharge l'avis CFE de l'année en cours
• Nomme automatiquement le fichier (SIREN + raison sociale + année CFE)
• Détecte si le client est en prélèvement automatique
• Calcule et affiche le montant total CFE cumulé en temps réel
• Génère des rapports .TXT et .JSON récapitulatifs

Une fois les PDF récupérés, le logiciel vous permet également d'envoyer les avis directement aux clients par email : import de votre liste depuis Excel ou CSV, modèle d'email personnalisable avec le nom du client, le montant et la date de prélèvement, envoi en masse en quelques clics.
→ Voir la page Robot CFE

Le Robot TF fonctionne sur le même principe que le Robot CFE mais pour les Taxes Foncières. Il récupère automatiquement tous les avis TF de vos clients propriétaires de biens immobiliers, les nomme correctement (client + bien + année), détecte les biens non soumis à prélèvement, et produit des rapports .TXT et .JSON.
→ Voir la page Robot Taxes Foncières

Le Robot Messagerie se connecte à impots.gouv.fr avec vos identifiants professionnels et vérifie automatiquement les adresses email de contact enregistrées pour l'ensemble de votre portefeuille clients. Pour chaque dossier, il :

• Vérifie l'email de contact déclaré sur impots.gouv.fr
• Détecte les adresses différentes de celles de votre portail cabinet
• Génère un rapport de traitement détaillé

Idéal pour auditer et mettre à jour rapidement les coordonnées de vos clients.
→ Voir la page Robot Messagerie

Le Robot URSSAF se connecte à urssaf.fr avec vos identifiants professionnels et parcourt l'ensemble de vos dossiers clients. Pour chacun, il :

• Récupère tous les messages de la messagerie URSSAF (sujet, date, statut, pièces jointes)
• Détecte les dettes URSSAF et extrait les montants, échéances et statuts
• Exporte tout dans un fichier Excel consolidé avec onglets messagerie et dettes

Tarif : 450 € HT/an · Inclus dans le Pack Complet.

Le Robot Habilitations effectue un audit complet des habilitations dont dispose votre cabinet sur impots.gouv.fr pour l'ensemble du portefeuille. Il :

• Vérifie l'état de chaque habilitation client
• Détecte les habilitations manquantes ou expirées
• Génère un rapport de traitement détaillé

Vous avez ainsi une vision claire et à jour de votre périmètre d'accès, sans vérification manuelle dossier par dossier.
→ Voir la page Robot Habilitations

Le Robot Dette Fiscale récupère automatiquement les informations de dettes fiscales pour l'ensemble de votre portefeuille clients depuis impots.gouv.fr. Il :

• Récupère les dettes fiscales par client
• Détecte les impayés et échéances en cours
• Génère un rapport de traitement détaillé

Gagnez un temps considérable lors des campagnes de relance ou de bilan de situation fiscale de vos clients.
→ Voir la page Robot Dette Fiscale

À titre indicatif, pour un portefeuille de 500 clients, le robot traite l'ensemble en 1 heure, contre plusieurs heures de travail manuel. Lancez-le le matin, vos fichiers sont prêts à votre retour de déjeuner.

Le robot détecte automatiquement les dossiers sans avis (client exonéré, habilitation manquante…) et les signale dans les rapports. Aucun fichier erroné n'est créé. Vision claire de ce qui a été récupéré et de ce qui reste à traiter manuellement.

DataMask est un outil gratuit qui pseudonymise automatiquement vos fichiers clients sensibles avant de les partager avec des tiers (commissaire aux comptes, éditeur logiciel, stagiaire, prestataire externe).

Il remplace toutes les données identifiantes (SIRET, noms, emails, etc.) par des codes fictifs cohérents. Un tableau de correspondance vous permet de faire le lien entre les données réelles et les données pseudonymisées.

DataMask supporte les formats suivants :

• FEC : Fichier des Écritures Comptables (séparateur pipe | ou tabulation)
• DSN : Déclaration Sociale Nominative (format XML)
• CSV / TXT : Grand livre, balance, exports comptables divers
• Excel : Fichiers .xlsx et .xls

DataMask détecte et pseudonymise automatiquement :

• SIRET et SIREN
• Numéros de TVA intracommunautaire
• IBAN et RIB
• NIR (numéro de sécurité sociale)
• Adresses email
• Numéros de téléphone
• Raisons sociales
• Noms et prénoms des salariés
• Adresses postales
• Codes tiers comptables
• Dates de naissance

Non. DataMask fonctionne 100% localement, sans aucune connexion réseau. Vos fichiers ne quittent jamais votre poste. Aucune donnée n'est transmise à nos serveurs ni à des tiers.

C'est précisément l'objectif : vous permettre de pseudonymiser en toute confiance, sans risque de fuite de données, en respectant le RGPD.

À la fin du traitement, DataMask génère un fichier Excel de correspondance qui fait le lien entre chaque valeur réelle et sa version pseudonymisée.

Ce tableau vous permet de "décoder" les informations si nécessaire, et de vérifier la cohérence du fichier pseudonymisé. Il est à conserver précieusement côté cabinet.

Oui, DataMask est entièrement gratuit. Il s'agit d'un outil mis à disposition librement par Outils-EC.fr pour aider les cabinets à protéger les données de leurs clients.

Il vous suffit de le télécharger via notre plateforme (sans carte bancaire requise) pour l'utiliser immédiatement.

DataMask est actuellement disponible uniquement sur Windows 10 et Windows 11. Une version Mac n'est pas prévue à court terme.

Le Robot Infos Légales se connecte à l'API officielle de l'INPI (data.inpi.fr) avec vos identifiants et télécharge automatiquement, pour chaque SIREN de votre portefeuille :

• La fiche RNE (dirigeants, capital, forme juridique, adresse)
• Les actes PDF (statuts, PV d'assemblée) depuis 1993
• Les bilans et comptes annuels PDF depuis 2017
• Les bénéficiaires effectifs (personnes détenant +25% du capital)

Il génère également un fichier Excel de synthèse à la racine du dossier de sortie.

Oui, vous devez disposer d'un compte sur data.inpi.fr et activer les accès API. Cette activation est gratuite et se fait dans votre espace personnel → "Accès APIs RNE".

Vous devrez activer les accès suivants selon vos besoins :

• RNE Base (fiches entreprises)
• Actes (documents depuis 1993)
• Bilans (comptes annuels depuis 2017)
• Bénéficiaires effectifs (accès restreint — voir note ci-dessous)

Via l'API INPI :

• Actes (statuts, PV…) : disponibles depuis 1993
• Bilans et comptes annuels : disponibles depuis 2017

Les documents plus anciens ne sont pas disponibles via l'API data.inpi.fr.

Cette fonction vérifie, pour chaque SIREN de votre portefeuille, si la société a bien déposé ses comptes annuels au greffe comme l'exige la loi.

Elle est particulièrement utile pour :

• Identifier les clients en retard de dépôt (risque de pénalités)
• Préparer vos missions de surveillance légale
• Répondre à des demandes de due diligence ou de financement

Oui. Le robot propose deux modes de traitement :

• Nouveaux seulement : traite uniquement les SIRENs dont le dossier n'a pas encore été créé localement (mode incrémental, très utile pour les mises à jour)
• Tout retélécharger : retraite l'intégralité du portefeuille

Il n'y a pas de campagne spécifique : le robot peut être utilisé à tout moment selon vos besoins. Les cas d'usage typiques :

• Entrée d'un nouveau client (télécharger son historique complet)
• Préparation d'une mission d'audit ou de due diligence
• Vérification annuelle de la conformité dépôt comptes du portefeuille
• Mise à jour des statuts avant une opération de restructuration

• Système : Windows 10 ou 11 (64 bits)
• Connexion internet : requise pendant l'exécution
• Espace disque : 1,5 Go recommandé pour la Suite complète
• Identifiants : accès professionnel habilité (impots.gouv.fr, urssaf.fr ou INPI selon les robots utilisés)

Aucune installation de logiciel tiers nécessaire. La Suite est autonome : le navigateur d'automatisation (Chromium) et toutes les dépendances sont inclus dans l'installeur. Rien d'autre à télécharger côté cabinet.

Absolument pas. L'installation se résume à un double-clic sur le fichier Suite Outils EC.exe et à suivre l'assistant. Au premier lancement, vous saisissez dans les Paramètres la clé de licence de chaque robot acheté pour le débloquer. Support disponible à support@outils-ec.fr.

Certains antivirus signalent les fichiers récents par précaution (faux positif). Vous pouvez ajouter le fichier en exception.

Vous installez une seule application (la Suite Outils EC) et vous y activez une licence par robot que vous souhaitez utiliser. Chaque licence est valable 1 an à partir de la date d'achat, pour un robot et un poste : sa clé débloque le robot correspondant dans les Paramètres. À l'expiration, ce robot s'arrête jusqu'au renouvellement (les autres restent indépendants). Un email de rappel est envoyé 30 jours avant l'expiration. L'abonnement est reconduit tacitement chaque année sauf annulation de votre part avant l'échéance. DataMask est inclus gratuitement dans la Suite, sans clé.

Immédiatement. Dès confirmation du paiement, vous recevez le logiciel et votre clé de licence par email. Rien reçu dans les 10 minutes ? Vérifiez vos spams ou contactez support@outils-ec.fr.

Non. Chaque licence est nominative pour un seul poste. Pour plusieurs ordinateurs, achetez des licences supplémentaires à 75€ HT/poste/an (soit 90€ TTC) en contactant support@outils-ec.fr. Chaque poste reçoit sa propre clé.

Oui. Pendant toute la durée de votre licence, les mises à jour sont gratuites et incluses. Si impots.gouv.fr modifie son interface, vous recevez la nouvelle version par email sans frais.

La licence est souscrite pour 1 an. À l'approche de l'échéance, vous recevez un email de rappel 30 jours avant l'expiration. Le renouvellement est automatique (reconduction tacite) sauf si vous annulez votre abonnement avant la date d'échéance. Pour annuler, il vous suffit d'accéder à votre espace client LemonSqueezy.

En cas de non-renouvellement, le robot cesse de fonctionner à la date d'expiration.

Absolument pas. Le robot s'exécute entièrement en local sur votre ordinateur. Vos identifiants ne sont jamais transmis à nos serveurs. Les fichiers sont stockés sur votre réseau, à l'emplacement que vous choisissez. Outils EC ne voit aucune donnée de vos clients.

Oui. Aucune donnée ne transitant par nos infrastructures, la question du sous-traitant RGPD ne se pose pas. Les données restent dans votre périmètre, comme si vous les aviez téléchargées manuellement.